Kita-Verwaltungssoftware für kleine Einrichtungen in Europa, die in Euro abrechnen

Wer nach Kita-Software sucht, findet große Pakete, die alles auf einmal wollen: Bildungsdokumentation und Portfolios, Dienstpläne, Belegungsprognosen, Förderabrechnungen, Lohnexporte und Eltern-Apps mit Fotostrecken. Solche Pakete passen zu Trägern mit eigener Verwaltung. Eine einzelne Kita, deren Leitung mittags selbst in der Gruppe aushilft, braucht meist etwas Kleineres: eine verlässliche Abrechnung mit den Familien, den Überblick, wer im Haus ist, und einen Weg, Eltern zu informieren.

DCare ist für diese kleinere Aufgabe gebaut. Die Software führt ein Verzeichnis der Familien und Kinder, macht aus dem Beitrag jedes Kindes Rechnungen nach dem von Ihnen festgelegten Rhythmus, erfasst Ankunft und Abholung über ein Tablet an der Tür und gibt jedem Elternteil ein privates Portal mit Rechnungen und Ihren Nachrichten. Pädagogische Fachkräfte können eingeladen werden, um die Anwesenheit zu erfassen und Familien zu schreiben, ohne die Finanzen zu sehen.

Genauso wichtig ist, was DCare nicht kann. Es gibt kein Portfolio, keine Beobachtungen oder Fotos, keine Planung von Angeboten oder Projekten, keinen Dienstplan und keine Verwaltung mehrerer Standorte in einem Konto. Wenn Ihre Kita heute auf diese Funktionen angewiesen ist, passt ein umfassenderes Paket besser, und Sie sollten nicht allein wegen der Abrechnung wechseln.

Beim Anlegen Ihrer Kita wählen Sie die Region Europa. Ab dann werden Beträge in EUR angezeigt und abgerechnet, Datumsangaben beginnen mit dem Tag, und Uhrzeiten erscheinen im 24-Stunden-Format, das Eltern und Team erwarten. Die Region legt die Währung für das ganze Konto fest. Bereits erstellte Rechnungen werden nie umgerechnet oder neu beschriftet, wenn sich Einstellungen später ändern.

Jedes Kind hat einen Beitrag und einen Rhythmus, wöchentlich oder monatlich. An Ihrem Abrechnungstag erstellt DCare eine Rechnung pro Familie für den Zeitraum und führt jedes Kind als eigene Position auf, damit Eltern genau sehen, wofür sie zahlen. Sind mehrere Kinder einer Familie angemeldet, können Sie einen Geschwisterrabatt als Prozentsatz bei der Familie hinterlegen. Er gilt für jedes Kind außer dem mit dem höchsten Beitrag auf Monatsbasis. So beschreiben die meisten Einrichtungen eine Geschwisterermäßigung auch in ihrer Beitragsordnung.

Alles, was sich nicht jede Periode wiederholt, kommt als Einzelgebühr zur Familie: ein Ausflug, eine Ersatztasche, eine kurzfristig vereinbarte zusätzliche Betreuungszeit oder eine verspätete Abholung. Einzelgebühren haben eine eigene Beschreibung und ein eigenes Fälligkeitsdatum. Eltern sehen einen klaren Grund, und die Leitung muss sich am Monatsende nicht daran erinnern.

Die meisten kleinen Kitas haben bereits eine Beitragsordnung oder Gebührenliste, und am einfachsten richten Sie jede Software ein, indem Sie diese Liste übernehmen, statt sie neu zu erfinden. Prüfen Sie vor dem Start, wie jede Zeile tatsächlich berechnet wird, und ordnen Sie sie einer von drei Formen zu.

• Ein fester MonatsbeitragTragen Sie ihn als monatlichen Beitrag beim Kind ein. Derselbe Betrag erscheint auf jeder Monatsrechnung, bis Sie ihn ändern.
• Ein WochensatzTragen Sie ihn als wöchentlichen Beitrag ein. Wochenrechnungen entstehen montags für die laufende Woche, passend für Familien, die wochenweise buchen.
• Ein gelegentlicher ZusatzpostenFügen Sie ihn als Einzelgebühr hinzu, wenn er anfällt. Er wird der Familie mit eigener Beschreibung und Fälligkeit in Rechnung gestellt.
• Eine Ermäßigung für die FamilieNutzen Sie den Geschwisterrabatt bei der Familie. Er ist ein Prozentsatz, kein fester Betrag, und auf der Rechnungsposition sichtbar.

Erhält Ihre Kita öffentliche Förderung oder Zuschüsse für einen Teil der Stunden, berechnet DCare diese Stunden nicht und bereitet keine Anträge bei Behörden vor. Manche Leitungen tragen deshalb den Betrag ein, den die Familie nach Abzug des geförderten Anteils tatsächlich zahlt, und führen die Förderunterlagen in dem Werkzeug, das ihre Kommune oder ihr Jugendamt verlangt. Das ist ein Behelf und keine Förderfunktion. Prüfen Sie, ob Elternrechnungen nach Ihrem Fördermodell so aussehen dürfen.

Papierlisten haben bekannte Schwächen: unleserliche Uhrzeiten, fehlende Namen der abholenden Person und ein Klemmbrett, das in die Küche wandert. DCare ersetzt die Liste durch ein Tablet im Kioskmodus. Ein Elternteil gibt seine eigene vierstellige PIN ein oder zeigt einen persönlichen QR-Code auf dem Smartphone, wählt die Kinder, die es bringt oder abholt, und die Uhrzeit wird in der Zeitzone Ihrer Kita gespeichert.

Weil jedes Elternteil eine eigene PIN hat, zeigt der Nachweis, welche erwachsene Person jedes Kind abgeholt hat, und nicht nur, dass eine Abholung stattfand. Eltern legen ihre PIN selbst im Elternportal fest. Es gibt keinen gemeinsamen Code und keinen Standardcode, dessen Änderung man vergessen könnte. Der Kiosk ist von Ihrem Verwaltungskonto abgemeldet. Ein Elternteil am Tablet sieht nur die eigenen Kinder und kommt weder an Rechnungen noch an Einstellungen oder andere Familien.

Das Team kann die Anwesenheit auch mit dem eigenen Login erfassen, was in den ersten Wochen hilft, solange Familien noch ihre PINs festlegen. Der tägliche Anwesenheitsbericht listet jede An- und Abmeldung mit Uhrzeit und abholender Person auf und lässt sich als CSV-Datei für Ihre Unterlagen exportieren. Unsere Seite zur Anwesenheit beschreibt die Einrichtung des Kiosks ausführlicher.

Eltern stellen beim Abholen immer dieselben Fragen: Wie viel ist noch offen, ist meine Überweisung angekommen, haben Sie am Feiertag geschlossen, wie war noch mein Code? Ein Elternportal funktioniert dann, wenn es diese Fragen schneller beantwortet als ein Gespräch.

In DCare meldet sich jedes Elternteil mit der E-Mail-Adresse an, die Sie für es hinterlegt haben. Es sieht offene Rechnungen und den Gesamtsaldo, jede frühere Rechnung mit ihren Positionen, die dazu erfassten Zahlungen und die Nachrichten, die Sie an die Familie oder an alle gesendet haben. Es kann seine Check-in-PIN festlegen oder ändern, seinen QR-Code anzeigen, eine Druckversion jeder Rechnung öffnen und eine Kopie der über die Familie gespeicherten Daten herunterladen.

Nachrichten werden in DCare geschrieben und mit Datum gespeichert. So gibt es einen Nachweis darüber, was zu einer Schließung oder einer Beitragsänderung gesagt wurde, statt verstreuter Spuren auf privaten Handys. Sie können an eine Familie oder an alle Familien gleichzeitig schreiben. Eltern lesen die Nachrichten in ihrem Portal. DCare versendet keine SMS und ist keine Chat-App.

Online-Zahlungen laufen in DCare über Stripe, mit Kartenzahlung für Euro-Konten. SEPA-Lastschrift wird derzeit nicht angeboten. Ihr Konto muss die Einrichtung bei Stripe abschließen, bevor Eltern über das Portal zahlen können, und ein automatischer Einzug setzt die ausdrückliche Zustimmung der Eltern voraus. Prüfen Sie den Zahlungsstatus in den Einstellungen, bevor Sie Familien zur Online-Zahlung einladen, statt anzunehmen, dass jede Bankzahlungsart verfügbar ist.

Bis dahin erhalten die meisten Kitas die Beiträge weiter wie bisher, meist per Überweisung. Wenn Geld eingeht, kann die Inhaberin oder der Inhaber es bei der Rechnung als Offline-Zahlung erfassen und dabei Überweisung, Bargeld oder Scheck sowie das Eingangsdatum wählen. Die Rechnung wird damit als bezahlt markiert, die Zahlung erscheint im Verlauf der Eltern, und die Druckversion erhält einen Quittungsabschnitt. Das Erfassen einer Zahlung ändert nur die Buchführung und bewegt niemals Geld.

Die Abrechnungsseite und das Elternportal sagen beide deutlich, wenn Online-Zahlung nicht eingerichtet ist. Eltern werden also nicht gebeten, auf eine Schaltfläche zu tippen, die nichts bewirkt.

Eine Kita verwaltet sensible Informationen über Kinder und Familien, und in Europa unterliegen diese der Datenschutz-Grundverordnung. Die Wahl der Region Europa in DCare ändert Währung sowie Datums- und Zeitformate. Sie macht Ihre Kita für sich genommen nicht konform mit der DSGVO oder einem nationalen Gesetz, und keine Software kann das für Sie versprechen.

Ihre Kita bleibt Verantwortliche für die Daten, die Sie eingeben. Sie brauchen weiterhin Datenschutzhinweise für Eltern, eine Rechtsgrundlage für die erhobenen Daten, eine Aufbewahrungsregel und passende Vereinbarungen mit den Auftragsverarbeitern, die Sie einsetzen. DCare hilft auf praktische Weise: Es fragt nur die Daten ab, die für Abrechnung und Anwesenheit nötig sind, Mitarbeiterkonten sehen keine Abrechnung, der Kiosk erreicht keine anderen Familien, und Inhaber wie Eltern können einen vollständigen Export der Daten als strukturierte JSON-Datei herunterladen. Rechnungen, Zahlungen und Anwesenheiten stehen zusätzlich als CSV bereit.

Unsere eigenen Datenschutzhinweise erklären, was wir als Anbieter verarbeiten, und benennen offen, welche Angaben zum Betreiber noch abgestimmt werden.

Welche Angaben eine gültige Rechnung enthalten muss, ist von Land zu Land verschieden, und Kinderbetreuung wird umsatzsteuerlich unterschiedlich behandelt. Manche Einrichtungen sind befreit, manche nicht registriert, und manche brauchen auf jedem Beleg bestimmte Formulierungen oder Kennnummern. DCare entscheidet nichts davon für Sie.

Rechnungen in DCare sind betriebliche Abrechnungsbelege: Sie tragen eine Nummer, die Familie, den Zeitraum, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, jede Position und die Summe in der Kontowährung. Die Druckversion lässt sich im Browser als PDF speichern. Umsatzsteuer, Steuernummern oder gesetzlich vorgeschriebene Hinweise werden nicht automatisch ergänzt. Wenn Ihr Land oder Ihre Steuerberatung diese Angaben auf Beitragsrechnungen verlangt, klären Sie das, bevor Sie DCare-Belege als Steuerrechnungen verwenden.

Eine kleine Kita lässt sich meist in einer einzigen Sitzung umstellen. Gehen Sie diese Schritte der Reihe nach durch, und Sie können die ersten Rechnungen noch in derselben Woche ausstellen.

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   Die Kita anlegen. Registrieren Sie sich und wählen Sie die Region Europa, Ihre Zeitzone, die Schließzeit und den Tarif. Die Testphase dauert 14 Tage ohne Karte.
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   Familien und Kinder eintragen. Fügen Sie jede Familie mit den Namen und E-Mail-Adressen der Eltern hinzu, dann jedes Kind mit Geburtsdatum, Beitrag und Rhythmus.
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   Abrechnung einstellen. Wählen Sie einen Abrechnungstag für Monatsbeiträge, eine Gebühr für verspätete Abholung, falls Sie eine erheben, und Geschwisterrabatte, wo sie gelten.
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   Team einladen. Laden Sie Fachkräfte per E-Mail ein, damit sie die Anwesenheit erfassen und Eltern schreiben können, ohne Zugriff auf die Abrechnung.
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   Den Kiosk öffnen. Starten Sie den Kioskmodus auf einem Tablet an der Tür und bitten Sie die Eltern, ihre PIN über die Portaleinladung festzulegen.
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   Erste Rechnungen erstellen. Erstellen Sie die Rechnungen für den laufenden Zeitraum, prüfen Sie sie und sagen Sie den Eltern, wo sie sie finden.

DCare passt gut, wenn Sie eine einzelne Kita oder Krippe betreiben, bis zu etwa sechzig Kinder betreuen, Familien wöchentlich oder monatlich in Euro abrechnen und eine Tabelle sowie eine Papierliste durch etwas ersetzen möchten, das Eltern tatsächlich nutzen. Es läuft in jedem modernen Browser, Sie müssen nichts installieren, und der Kiosk läuft auf einem gewöhnlichen Tablet.

Es passt nicht, wenn Sie Portfolios oder Fotos für Eltern brauchen, mehrere Standorte verwalten, automatische Förderabrechnungen benötigen oder ein vollständiges Personalverwaltungssystem suchen. Das klar zu sagen erspart Ihnen einen Umzug, den Sie später rückgängig machen würden. Wenn Sie unsicher sind, ist die Testphase der ehrliche Test: Legen Sie einige Familien an und rechnen Sie einen Zeitraum parallel zu Ihrer bisherigen Methode ab.

Im deutschsprachigen Raum unterscheiden sich Elternbeiträge stark nach Bundesland, Kanton, Gemeinde und Träger. Manche Beiträge sind einkommensabhängig, manche werden vom Jugendamt eingezogen, und für Verpflegung gibt es oft ein eigenes Essensgeld. DCare berechnet keine einkommensabhängigen Staffeln und kennt keine kommunalen Satzungen. Sie tragen für jedes Kind den Betrag ein, den die Familie an Ihre Einrichtung zahlt. Ein monatliches Essensgeld lässt sich als Teil dieses Betrags oder als wiederkehrend erstellte Einzelgebühr abbilden.

Elternbeiträge werden in vielen Einrichtungen per Überweisung oder Lastschrift bezahlt. SEPA-Lastschrift bietet DCare derzeit nicht an. Überweisungen erfassen Sie nach dem Eingang auf Ihrem Konto als Offline-Zahlung. Die Software gleicht keine Kontoauszüge automatisch ab.

Die Oberfläche lässt sich für Leitung, Team und Eltern jeweils auf Deutsch oder Englisch stellen. Für Rechnungen und Erinnerungen wählen Sie in den Einstellungen eine Dokumentsprache. Was Sie selbst eingeben, etwa Beschreibungen von Einzelgebühren, Namen oder Nachrichten, wird nicht übersetzt. Bereits gespeicherte Rechnungen behalten ihren ursprünglichen Wortlaut.