Hilfe und erste Schritte mit DCare

Legen Sie drei Dinge bereit: eine Liste der angemeldeten Kinder mit Geburtsdatum und Beitrag, die E-Mail-Adresse mindestens eines Elternteils pro Familie und Ihre Abrechnungsregeln (Abrechnungstag, Geschwisterrabatt, Gebühr für verspätete Abholung). Entscheiden Sie, ob Sie die Region Europa (EUR, Datum mit Tag zuerst, 24-Stunden-Uhr) oder die Region Vereinigte Staaten (USD, Datum mit Monat zuerst, 12-Stunden-Uhr bei englischer Oberfläche) nutzen. Die Region legt die Währung des Kontos fest. Die Sprache der Oberfläche können Sie jederzeit über die Sprachauswahl ändern.

1. 1
   Konto anlegen. Registrieren Sie sich, benennen Sie Ihre Einrichtung und wählen Sie im Einrichtungsschritt Region, Zeitzone und Tarif.
2. 2
   Einstellungen prüfen. Legen Sie Schließzeit, Gebühr für verspätete Abholung, monatlichen Abrechnungstag und Dokumentsprache fest. Das lässt sich später ändern.
3. 3
   Familien hinzufügen. Fügen Sie auf der Seite Familien jede Familie mit den Namen und E-Mail-Adressen der Eltern hinzu. Ergänzen Sie einen Geschwisterrabatt, falls er gilt.
4. 4
   Kinder hinzufügen. Ordnen Sie jedes Kind seiner Familie zu, mit Geburtsdatum, Beitrag und wöchentlichem oder monatlichem Rhythmus.
5. 5
   Team einladen. Laden Sie Mitarbeitende in den Einstellungen per E-Mail ein. Sie können Anwesenheiten erfassen und Eltern schreiben, sehen aber keine Abrechnung.
6. 6
   Eltern informieren. Bitten Sie die Eltern, sich mit der eingetragenen E-Mail-Adresse anzumelden und im Portal ihre Kiosk-PIN festzulegen.
7. 7
   Kiosk starten. Öffnen Sie den Kioskmodus auf der Seite Anwesenheit auf dem Tablet, das an der Tür bleiben soll.
8. 8
   Rechnungen erstellen. Erstellen Sie auf der Seite Abrechnung die Rechnungen für den laufenden Zeitraum und öffnen Sie einige zur Kontrolle.

Rechnungen entstehen pro Familie, wenn Sie auf Rechnungen erstellen tippen. Kinder mit Wochenbeitrag werden für die Woche ab Montag abgerechnet, Kinder mit Monatsbeitrag an Ihrem Abrechnungstag. Einzelgebühren fügen Sie auf der Seite Abrechnung mit eigener Beschreibung und Fälligkeit hinzu. Jede Rechnung lässt sich als Druckseite öffnen und im Browser als PDF speichern.

Zahlungen über Stripe setzen ein eingerichtetes, berechtigtes Konto voraus. Prüfen Sie die Einstellungen, bevor Sie um Online-Zahlung bitten. Zahlt eine Familie direkt an Sie, öffnen Sie die Rechnung auf der Seite Abrechnung und wählen Offline-Zahlung erfassen. Wählen Sie Zahlungsart und Eingangsdatum, bestätigen Sie den Eingang des Geldes, und die Rechnung wird als bezahlt markiert. Dabei wird nur die Zahlung erfasst, niemand wird belastet.

Eltern wählen ihre eigene vierstellige PIN im Portal oder zeigen einen dort erzeugten QR-Code. Mitarbeitende können Kinder jederzeit auf der Seite Anwesenheit an- und abmelden, zum Beispiel wenn Großeltern abholen. Der Tagesbericht lässt sich als CSV exportieren.

DCare gibt es auf Deutsch und Englisch. Jede Person wählt ihre Sprache über die Sprachauswahl, und die Wahl wird auf dem Gerät gespeichert. Zahlen und Datumsangaben folgen der gewählten Sprache, die Währung immer dem Konto. Für Rechnungen und Erinnerungen legen Sie in den Einstellungen eine Dokumentsprache fest. Eingegebene Inhalte wie Namen, Beschreibungen und Nachrichten werden nicht übersetzt, und bereits gespeicherte Rechnungspositionen behalten ihren Wortlaut.

Inhaber können in den Einstellungen einen vollständigen JSON-Export herunterladen. Eltern können die Daten ihrer Familie im Portal herunterladen. Rechnungen, Zahlungen und Anwesenheiten stehen als CSV-Dateien bereit. Bewahren Sie Exporte sicher auf, denn sie enthalten personenbezogene Daten.