Abrechnungssoftware für die Kinderbetreuung, die aus Ihrer Beitragsliste pünktlich Rechnungen macht

Die meisten kleinen Einrichtungen beginnen die Abrechnung in einer Tabelle, und für die ersten Familien funktioniert das. Schwierig wird es, wenn sich die Regeln häufen. Ein Kind zahlt wöchentlich, ein anderes monatlich. Zwei Geschwister teilen sich einen Rabatt. Eine Familie schuldet noch den Ausflug vom letzten Monat. Jemand hat halb per Überweisung und halb bar gezahlt. Jede Ausnahme steht in einer anderen Zelle, einer anderen Farbe oder einer anderen Notiz, und nur die Person, die die Tabelle versteht, kann Rechnungen verschicken.

Der praktische Preis sind Zeit und Vertrauen. Rechnungen gehen zu spät hinaus, weil sie von Hand zusammengestellt werden. Eltern erhalten Summen ohne Positionen und fragen, wofür sie eigentlich zahlen. Überfällige Beträge fallen erst auf, wenn jemand weit genug scrollt. Und wenn die Steuerberatung ein Jahr an Rechnungen anfordert, besteht die Antwort aus einem Ordner einzeln bearbeiteter Dokumente.

Abrechnungssoftware für die Kinderbetreuung sollte diesen Zusammenstellungsschritt abschaffen. Sie beschreiben einmal, wie jede Familie abgerechnet wird, und das System erstellt nach Plan einheitliche Rechnungen. Genau darauf ist DCare ausgelegt.

Jedes Kind in DCare hat einen Beitragssatz und einen Rhythmus. Wenn Sie Rechnungen erstellen, prüft das System jedes aktive Kind, ermittelt, was für den aktuellen Zeitraum fällig ist, und fasst das Ergebnis pro Familie zusammen. Die Eltern erhalten eine Rechnung, auf der jedes Kind als eigene Position steht, gefolgt von einem eventuellen Rabatt und fälligen Einzelgebühren.

• WochenbeiträgeWochenrechnungen entstehen für die Woche ab Montag. Sie passen zu Einrichtungen, deren Familien Woche für Woche buchen und zahlen.
• MonatsbeiträgeMonatsrechnungen entstehen an dem Abrechnungstag, den Sie in den Einstellungen wählen, etwa am 1. oder am 25. des Monats.
• GeschwisterrabattEin Prozentsatz bei der Familie. Er gilt für jedes Kind außer dem mit dem höchsten Beitrag auf Monatsbasis.
• EinzelgebührenAusflüge, Material, eine verspätete Abholung oder ein zusätzlicher Tag. Jede hat eine Beschreibung, einen Betrag und eine eigene Fälligkeit.

Jede Rechnung erhält eine fortlaufende Nummer, ein Rechnungsdatum, ein Fälligkeitsdatum und eine Zeitraumangabe, damit Familien und Steuerberatung sich eindeutig darauf beziehen können. Inaktive Kinder werden übersprungen. Ein Kind, das zum Monatsende geht, wird also einfach auf inaktiv gesetzt statt gelöscht, und sein Verlauf bleibt erhalten.

DCare unterstützt zwei Regionen. Europa rechnet in EUR ab, schreibt das Datum mit dem Tag zuerst und verwendet die 24-Stunden-Uhr. Die Vereinigten Staaten rechnen in USD ab, schreiben bei englischer Oberfläche den Monat zuerst und verwenden die 12-Stunden-Uhr. Sie wählen die Region beim Anlegen Ihres Kontos, und sie gilt für jede Rechnung und jede Zahlung dieses Kontos. Die Sprache der Oberfläche ändert Zahlen- und Datumsformat, nie die Währung.

Zwischen den Währungen wird nicht automatisch umgerechnet, und bestehende Rechnungen werden nie neu beschriftet, wenn sich eine Einstellung ändert. Das ist eine bewusste Entscheidung. Eine Beitragsrechnung hält fest, was eine Familie in der vereinbarten Währung schuldet, und eine stille Umrechnung würde Streit erzeugen, keine Bequemlichkeit. Unsere Abonnementpreise folgen demselben Grundsatz: Es sind regionale Listenpreise von 49 und 99 in jeder Währung, keine Umrechnungen nach Wechselkurs.

Wenn Sie in einem Land tätig sind, das weder Euro noch Dollar verwendet, etwa in der Schweiz mit Franken, kann DCare Ihre Familien derzeit nicht abrechnen.

Wiederkehrende Beiträge sind nur die Hälfte der Kita-Abrechnung. Der Rest sind kleine Zusatzposten, die leicht vergessen werden: ein Museumsbesuch, eine Ersatztrinkflasche, eine Anmeldegebühr oder ein Elternteil, das vierzig Minuten nach Schließung kam. In DCare werden daraus Einzelgebühren bei der Familie. Sie wählen die Familie, schreiben eine kurze Beschreibung, die die Eltern lesen werden, geben den Betrag ein und legen ein Fälligkeitsdatum fest.

Ihre Gebühr für verspätete Abholung und die Schließzeit können Sie in den Einstellungen hinterlegen. So bleibt der Betrag im ganzen Team gleich, und die Gebühr ist schnell erfasst, wenn sie anfällt. Weil der Kiosk jede Abmeldung mit Zeitstempel speichert, haben Sie einen Nachweis, falls ein Elternteil fragt, warum die Gebühr berechnet wurde.

Einzelgebühren erscheinen sofort mit Ihrer Beschreibung auf der Rechnung der Familie und im Elternportal. Sie müssen keine eigene E-Mail schreiben, und kein Zusatzposten geht bis zur nächsten Abrechnung verloren.

Die Heute-Ansicht zeigt den offenen Gesamtbetrag aller Familien, den eingenommenen Betrag und eine Liste der Familien mit überfälligen Rechnungen. Auf der Abrechnungsseite filtern Sie Rechnungen nach offen, überfällig oder bezahlt, öffnen jede Rechnung mit ihren Positionen und sehen, welche Zahlungen dazu erfasst wurden.

Zahlt eine Familie außerhalb von DCare, etwa per Überweisung, bar oder per Scheck, kann die Inhaberin oder der Inhaber diese Zahlung bei der Rechnung erfassen. Der Dialog zeigt Rechnungsnummer, Familie und den vollen offenen Betrag in der Kontowährung, fragt nach Zahlungsart und Eingangsdatum und verlangt eine ausdrückliche Bestätigung, dass das Geld bereits eingegangen ist. Das Erfassen markiert die Rechnung als bezahlt und ergänzt die Druckversion um einen Quittungsabschnitt. Es wird dabei kein Geld eingezogen oder bewegt, es ist ein Buchungseintrag.

Zahlungen lassen sich nur über den vollen offenen Betrag erfassen und nur mit einem Datum zwischen Rechnungsdatum und heute in Ihrer Zeitzone. So bleibt die Buchführung im Einklang mit dem, was tatsächlich passiert ist.

DCare nimmt nach der Kontoeinrichtung Online-Zahlungen über Stripe an: Karten für Euro- und Dollar-Rechnungen, ACH-Lastschriften nur für berechtigte Konten. SEPA-Lastschrift wird derzeit nicht angeboten. Eine optionale automatische Zahlung erfordert die ausdrückliche Zustimmung der Eltern, und die bloße Rückkehr aus dem Checkout ist kein Beleg dafür, dass eine Zahlung abgeschlossen ist.

Ist die Zahlung nicht eingerichtet, zeigt die Abrechnungsseite einen deutlichen Hinweis, dass die Einrichtung bei Stripe erforderlich ist, und das Elternportal teilt den Familien mit, dass Online-Zahlung nicht verfügbar ist und sie direkt an die Einrichtung zahlen sollen. Zahlungsschaltflächen erscheinen erst, wenn Zahlungen wirklich möglich sind. Wir sagen das auch auf unseren Informationsseiten, weil es ein schlechter Start wäre, es erst nach der Einladung von vierzig Familien herauszufinden.

Gebühren des Zahlungsdienstleisters fallen getrennt vom DCare-Abonnement an, sobald Zahlungen aktiv sind.

Eltern melden sich in einem Portal an, das ihren Saldo, jede Rechnung mit ihren Positionen und die dazu erfassten Zahlungen zeigt. Jede Rechnung hat eine Druckansicht, die sich im Browser als PDF speichern lässt. Sie zeigt den Namen Ihrer Einrichtung, die Familie, den Zeitraum, die Daten, die Positionen, die Summe und, falls bezahlt, die erfasste Zahlung. Eltern müssen nicht mehr um eine Kopie der Rechnung vom letzten Monat bitten.

Für Ihre eigene Buchhaltung lassen sich Rechnungen und Zahlungen als CSV-Dateien exportieren, die sich in jeder Tabellenkalkulation oder Buchhaltungssoftware öffnen lassen, und die Inhaberin oder der Inhaber kann einen vollständigen JSON-Export des Kontos herunterladen. Das sind betriebliche Abrechnungsbelege. Umsatzsteuer, Steuernummern oder länderspezifische Pflichtangaben werden nicht ergänzt. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob sie Ihren örtlichen Anforderungen genügen, bevor Sie sie als Steuerrechnungen behandeln.

Der sauberste Zeitpunkt für den Wechsel ist der Beginn eines Abrechnungszeitraums. Gehen Sie vor diesem Tag diese Schritte durch.

1. 1
   Aktuelle Beiträge sammeln. Listen Sie jedes angemeldete Kind mit seinem Beitrag auf und notieren Sie, ob er wöchentlich oder monatlich gilt.
2. 2
   Familien und Kinder anlegen. Tragen Sie die Namen und E-Mail-Adressen der Eltern ein, dann jedes Kind mit Beitrag und Rhythmus.
3. 3
   Rabatte und Gebühren festlegen. Hinterlegen Sie Geschwisterrabatte bei den Familien und legen Sie Abrechnungstag und Gebühr für verspätete Abholung in den Einstellungen fest.
4. 4
   Das alte System abschließen. Ziehen Sie den letzten Zeitraum noch mit der alten Methode ein, damit DCare mit einem sauberen Stand beginnt.
5. 5
   Erstellen und prüfen. Erstellen Sie die Rechnungen für den neuen Zeitraum, öffnen Sie einige zur Kontrolle der Positionen und laden Sie die Eltern ins Portal ein.

Versuchen Sie nicht, Rechnungen aus mehreren Jahren zu importieren. Lassen Sie die alten Unterlagen, wo sie sind, und lassen Sie DCare ab einem klaren Startdatum übernehmen.

DCare berechnet keine Zuschüsse, Gutscheine oder staatlich geförderten Stunden und reicht keine Anträge bei Behörden ein. Es stellt keine Steuerbescheinigungen für Eltern aus. Es teilt keine Rechnung auf mehrere Zahlende auf und verarbeitet keine Teilzahlungen: Eine Zahlung wird über den vollen offenen Betrag erfasst. Es rechnet nur in EUR oder USD ab. Online-Zahlungen setzen die oben beschriebene Einrichtung bei Stripe voraus.

Wenn diese Grenzen für Sie in Ordnung sind, nimmt DCare einer kleinen Einrichtung den Großteil der wiederkehrenden Abrechnungsarbeit ab. Ist einer dieser Punkte für Ihren Betrieb unverzichtbar, ist es besser, das jetzt zu wissen.

Es hilft, sich vorzustellen, wie ein normaler Monat aussieht, sobald die Abrechnung in DCare läuft. An oder kurz nach Ihrem Abrechnungstag öffnet die Inhaberin oder der Inhaber die Abrechnungsseite und tippt auf Rechnungen erstellen. Innerhalb eines Augenblicks hat jede Familie mit aktiven Kindern eine Rechnung für den Zeitraum, jeweils mit Nummer, einer Fälligkeit sieben Tage später und einer Position pro Kind. Zwei oder drei Rechnungen werden stichprobenartig geöffnet und mit den Erwartungen verglichen, und die Rechnungen sind sofort im Elternportal sichtbar.

Im Laufe des Monats kommen Zusatzposten hinzu, wenn sie anfallen, statt gesammelt zu werden. Ein Ausflug wird angekündigt, also geht eine Einzelgebühr an jede teilnehmende Familie. Ein Elternteil holt am Donnerstag zu spät ab, also wird die Gebühr noch am selben Abend mit der Uhrzeit in der Beschreibung erfasst. Jede Gebühr erscheint im Elternportal, sobald sie gespeichert ist.

Wenn Zahlungen per Überweisung, bar oder per Scheck eingehen, erfasst die Inhaberin oder der Inhaber jede bei ihrer Rechnung. Die Liste der überfälligen Rechnungen in der Heute-Ansicht wird im Lauf des Monats kürzer und zeigt zum Fälligkeitstag genau, welche Familien noch eine freundliche Nachricht brauchen. Am Monatsende gehen die CSV-Dateien mit Rechnungen und Zahlungen an die Steuerberatung, und nichts muss abgetippt werden.

Geld ist das unangenehmste Thema zwischen einer Betreuungseinrichtung und einer Familie, vor allem weil es meist an der Tür zur Sprache kommt, vor den Kindern, wenn niemand die Zahlen vor sich hat. Klare Rechnungen ändern den Ton. Wenn jede Position eine Beschreibung hat, jeder Rabatt sichtbar ist und jede erfasste Zahlung im eigenen Verlauf der Eltern erscheint, beantworten sich die meisten Fragen, bevor sie gestellt werden.

Kommt doch eine Frage auf, können beide dieselbe Rechnung öffnen und dieselben Zahlen sehen. Hat sich ein Beitrag geändert, zeigt sich das Datum daran, welche Rechnungen den neuen Satz tragen. Wurde eine Gebühr für verspätete Abholung berechnet, steht die Abholzeit im Anwesenheitsnachweis. Das Gespräch dreht sich um Fakten statt um Erinnerungen, und das ist für alle Beteiligten freundlicher.

In Deutschland, Österreich und den Euro-Regionen anderer Länder werden Elternbeiträge häufig monatlich erhoben, oft zum Monatsanfang, und manchmal kommen Essensgeld, Getränkepauschale oder Bastelgeld hinzu. In DCare tragen Sie den monatlichen Beitrag beim Kind ein und wählen den Abrechnungstag, etwa den Ersten des Monats. Regelmäßige Pauschalen können Sie in den Beitrag einrechnen, damit sie automatisch auf jeder Rechnung erscheinen. Einmalige Beträge erfassen Sie als Einzelgebühr.

Einkommensabhängige Staffeln, Beitragsbefreiungen und die Abrechnung mit Jugendamt oder Gemeinde berechnet DCare nicht. Tragen Sie den Betrag ein, den die Familie tatsächlich an Ihre Einrichtung zahlt, und führen Sie Bescheide und Förderunterlagen dort, wo Ihr Träger sie verlangt. Rechnungen werden in der Dokumentsprache erstellt, die Sie in den Einstellungen wählen. Beschreibungen, die Sie selbst eintippen, erscheinen genau so, wie Sie sie geschrieben haben.