Software für Tagespflegepersonen, die zugleich das ganze Büro sind

Ein Tag in der Tagespflege endet nicht mit der Abholung. Wenn das letzte Kind gegangen ist, warten Anwesenheitslisten auf die Ablage, Beiträge wollen zusammengerechnet werden, eine Familie schuldet noch etwas für die letzte Woche, und der Chatverlauf mit den Eltern ist längst zu lang, um darin etwas zu finden. Vieles davon passiert am Küchentisch, und das meiste wiederholt sich jede Woche.

DCare wurde für genau diesen Küchentisch entworfen. Die Software geht von einer Betreuungsperson aus, vielleicht unterstützt von einer Assistenz oder einem Familienmitglied, und von einer Gruppe, die klein genug ist, dass Sie jedes Elternteil beim Namen kennen. Sie setzt keine Büroleitung, keine Einrichtungsleitung und keine IT-Abteilung voraus. Alles läuft im Webbrowser auf dem Laptop, Tablet oder Smartphone, das Sie bereits besitzen.

Das Ziel ist bescheiden und praktisch: Rechnungen, die pünktlich entstehen, Anwesenheiten, die sich an der Tür selbst erfassen, und ein Ort, an dem Eltern nachsehen können, bevor sie Sie fragen.

Viele Home Daycares berechnen einen Wochenbeitrag, der oft am Montag oder Freitag fällig ist, während manche Familien lieber monatlich zahlen. In DCare hat jedes Kind einen Beitragssatz und einen Rhythmus. Kinder mit Wochenbeitrag werden für die Woche ab Montag abgerechnet, Kinder mit Monatsbeitrag an dem Abrechnungstag, den Sie festlegen. Familien mit mehr als einem Kind können einen Geschwisterrabatt erhalten. Er wird als Prozentsatz bei der Familie eingetragen und auf jedes Kind außer dem mit dem höchsten Beitragssatz angewendet.

Zusätzliche Posten sind Einzelgebühren: eine Anmeldegebühr, ein Aktivitätsbeitrag, ein Ausflug im Sommer oder eine verspätete Abholung. Jede Einzelgebühr hat eine eigene Beschreibung und ein eigenes Fälligkeitsdatum und erscheint sofort auf der Rechnung der Familie und in ihrem Portal.

Alle Beträge lauten auf US-Dollar, Datumsangaben beginnen mit dem Monat und Uhrzeiten werden mit AM und PM angezeigt, wenn die Oberfläche auf Englisch eingestellt ist. Wenn Sie Schulkinder nur im Sommer betreuen, setzen Sie diese während des Schuljahres auf inaktiv. Sie werden dann nicht abgerechnet, und ihre Daten bleiben für das nächste Jahr erhalten.

Die Lizenzvorschriften der meisten Bundesstaaten verlangen tägliche Anwesenheitsnachweise mit Bring- und Abholzeiten, und viele Tagespflegepersonen legen deshalb eine Papierliste an die Tür. Papier funktioniert so lange, bis ein Elternteil vergisst, die Uhrzeit einzutragen, ein unleserliches Kürzel hinterlässt oder die Liste in der Woche vor einer Kontrolle verschwindet.

DCare verwandelt ein Tablet an der Tür in einen Check-in-Kiosk. Jedes Elternteil meldet seine Kinder mit einer eigenen vierstelligen PIN oder einem QR-Code auf dem Smartphone an oder ab. Die Uhrzeit wird in Ihrer Zeitzone erfasst, und der Eintrag zeigt, welches Elternteil es war. Der Kiosk ist auf diese eine Aufgabe beschränkt. Wer am Tablet steht, sieht weder Rechnungen noch andere Familien noch Ihre Einstellungen.

Der tägliche Anwesenheitsbericht listet jedes Kind mit Uhrzeiten und der abholenden Person auf und lässt sich als CSV-Datei exportieren. DCare kennt die konkreten Aufzeichnungspflichten Ihres Bundesstaates nicht. Klären Sie deshalb mit Ihrer Lizenzberatung, ob der Bericht alles enthält, was Ihr Bundesstaat verlangt, bevor Sie das Papier ganz abschaffen.

Nachrichten an Eltern vom privaten Handy sind schnell geschrieben, vermischen aber Geschäftliches mit Familiennachrichten und hinterlassen keinen klaren Nachweis darüber, was angekündigt wurde. DCare gibt jeder Familie ein Portal, in dem sie sieht, was offen ist, jede Rechnung mit ihren Positionen, die von Ihnen erfassten Zahlungen und die Nachrichten, die Sie senden.

Nachrichten gehen an eine einzelne Familie oder an alle, und jede behält ihr Datum. Nutzen Sie sie für Schließtage, Ferienzeiten, Krankheitshinweise oder eine Erinnerung an fällige Beiträge. Eltern nutzen das Portal außerdem, um ihre Kiosk-PIN festzulegen, ihren QR-Code anzuzeigen, Rechnungen zu drucken und die Daten ihrer Familie herunterzuladen.

DCare veröffentlicht keine Fotos, Tagesberichte oder Bildungspläne. Wenn Eltern über den Tag verteilt Fotos erwarten, brauchen Sie dafür ein eigenes Werkzeug, und es ist besser, das jetzt zu wissen als nach dem Umstieg.

Kartenzahlungen über Stripe setzen eine vollständig eingerichtete Kontoverbindung voraus. ACH ist nur verfügbar, wenn Stripe die entsprechenden Bankzahlungsfunktionen freischaltet, und das ist nicht für jede Einrichtung garantiert. Eine optionale automatische Zahlung erfordert die Zustimmung der Eltern. Die Abrechnungsseite und das Elternportal zeigen, ob das Konto bereit ist, und der Zahlungsstatus ändert sich erst, wenn Stripe das Ergebnis bestätigt.

Bis dahin zahlen Eltern weiter so wie bisher: bar, per Scheck oder per Überweisung. Wenn eine Zahlung eingeht, erfassen Sie sie bei der Rechnung als Offline-Zahlung. Sie wählen Zahlungsart und Datum, bestätigen, dass das Geld tatsächlich eingegangen ist, und die Rechnung wird als bezahlt markiert, mit einer Quittungszeile auf der Druckversion. Das Erfassen einer Zahlung belastet niemanden, es aktualisiert lediglich Ihre Bücher.

So bleiben Ihre Salden schon heute korrekt, und für Eltern ändert sich nichts, bis Sie sich später entscheiden, Online-Zahlungen einzuschalten.

Tagespflegepersonen brauchen zum Jahresende meist ein klares Bild ihrer Einnahmen, und Eltern bitten oft um eine Aufstellung dessen, was sie für die Betreuung gezahlt haben. DCare liefert dafür das Rohmaterial. Rechnungen und erfasste Zahlungen lassen sich als CSV-Dateien exportieren, die Ihre Steuerberatung in jeder Tabellenkalkulation öffnen kann, und die Inhaberin oder der Inhaber kann jederzeit einen vollständigen JSON-Export des Kontos herunterladen.

DCare erstellt keine Steuerformulare, berechnet keine Abzüge und erzeugt keine Jahressteuerbescheinigungen für Eltern. Ihre Steuerberatung kann diese aus den Exporten erstellen. Druckbare Rechnungen sind betriebliche Abrechnungsbelege und enthalten keine Steueridentifikationsnummer, sofern Sie diese nicht an anderer Stelle ergänzen.

Viele Tagespflegepersonen sind für einen Teil des Tages auf eine Assistenz, eine Vertretung oder ein Familienmitglied angewiesen. Laden Sie diese Personen per E-Mail als Mitarbeitende ein. Mitarbeitende können Anwesenheiten erfassen, Familien und Kinder sehen und Nachrichten senden, was fast alles abdeckt, was sie brauchen, wenn Sie kurz weg sind. Rechnungen, Zahlungen und Einstellungen sehen sie nicht, und Beitragssätze können sie nicht ändern.

Wenn eine Assistenz geht, entfernen Sie sie in den Einstellungen aus dem Team, und ihr Zugang endet sofort. Die von ihr erfassten Anwesenheiten bleiben in Ihrem Verlauf erhalten.

Eine Tagespflege mit einem Dutzend Kindern lässt sich meist in der Zeit eines langen Mittagsschlafs einrichten. Diese Reihenfolge hat sich bewährt.

1. 1
   Konto anlegen. Wählen Sie die Region Vereinigte Staaten, Ihre Zeitzone, die Schließzeit und den Tarif Start.
2. 2
   Familien hinzufügen. Tragen Sie jede Familie mit den Namen und E-Mail-Adressen der Eltern ein. Mit diesen Adressen melden sich die Eltern an.
3. 3
   Kinder hinzufügen. Geben Sie für jedes Kind Geburtsdatum, Beitragssatz und wöchentlichen oder monatlichen Rhythmus an.
4. 4
   Gebühren festlegen. Wählen Sie bei Bedarf einen monatlichen Abrechnungstag und tragen Sie Ihre Gebühr für verspätete Abholung ein.
5. 5
   Tablet an die Tür stellen. Öffnen Sie den Kioskmodus und lassen Sie das Tablet dort. Bitten Sie die Eltern, ihre PIN im Portal festzulegen.
6. 6
   Erste Rechnungen senden. Erstellen Sie die Rechnungen für die laufende Woche oder den laufenden Monat und prüfen Sie einige, bevor die Eltern sie sehen.

DCare eignet sich für lizenzierte Family Child Care Homes und kleine Group Homes, die in Dollar abrechnen, bis zu etwa sechzig Kinder betreuen und eine einfache Abrechnung samt Check-in wünschen, die Eltern ohne Schulung bedienen können. Der Tarif Start deckt bis zu fünfundzwanzig angemeldete Kinder ab, mehr als die meisten Tagespflegen brauchen.

Nicht gebaut ist DCare für Träger mit mehreren Standorten, für Programme, die die Abrechnung staatlicher Zuschüsse in ihrer Software erledigen müssen, oder für Einrichtungen, die Bildungsplanung, Entwicklungsbeobachtung, Fotos oder Essensdokumentation suchen. Das offen zu sagen gehört dazu, nützlich zu sein.

Am Montagmorgen kommen die Eltern und tippen ihre PIN in das Tablet an der Tür. Jedes Kind wird mit Uhrzeit angemeldet, und auf Ihrem Smartphone sehen Sie auf einen Blick, wie viele Kinder da sind. Hat eine Familie noch keine PIN, melden Sie das Kind selbst auf der Anwesenheitsseite an, während Sie Hallo sagen.

Wenn Sie wöchentlich abrechnen, ist Montag auch Rechnungstag. Sie tippen einmal auf Rechnungen erstellen, werfen einen Blick auf die Summen, und jede Familie sieht in ihrem Portal, was sie für die Woche schuldet. Im Laufe der Woche kommen Zusatzposten wie eine verspätete Abholung am Mittwoch oder ein Bastelmaterialbeitrag in wenigen Sekunden als Einzelgebühren hinzu.

Die Zahlungen gehen ein wie immer. Sie erfassen jede bei ihrer Rechnung, sobald sie eintrifft, und die Liste der überfälligen Rechnungen auf der Heute-Ansicht zeigt Ihnen bis Freitag, wer noch offen ist. Am Freitagnachmittag senden Sie eine Nachricht an alle Familien zum Feiertag in der nächsten Woche, und niemand muss sie später in einem Chatverlauf suchen.

Am Monatsende exportieren Sie Anwesenheiten, Rechnungen und Zahlungen als CSV-Dateien und legen sie in den Ordner für Steuer und Lizenz. Der Papierkram, der früher einen Abend füllte, dauert nur noch wenige Minuten.

Am sichersten wechseln Sie zu einem klaren Startdatum, meist dem ersten Montag einer Woche oder dem ersten Tag eines Monats, und arbeiten bis dahin mit Ihrer bisherigen Methode weiter. Ziehen Sie offene Beträge noch im alten System ein, damit DCare ohne übernommene Salden beginnt, die abgeglichen werden müssten.

Bewahren Sie alte Papierlisten und Tabellen so lange auf, wie Ihre Lizenzvorschriften oder Ihre Steuerberatung es verlangen. DCare importiert keine historischen Daten und muss es auch nicht. Alles ab dem Startdatum liegt an einem Ort, alles davor bleibt, wo es ist.

Die meisten Tagespflegepersonen haben ein Elternhandbuch mit Regeln zu Beiträgen, verspäteter Abholung und Schließtagen, und Betreuungssoftware wird am nützlichsten, wenn sie dem Handbuch genau entspricht. Steht im Handbuch, dass der Beitrag jeden Montag für die kommende Woche fällig ist, rechnen Sie diese Kinder wöchentlich ab. Kostet eine verspätete Abholung einen festen Betrag pro Fall, tragen Sie diesen Betrag in den Einstellungen ein, damit Sie und Ihre Assistenz immer dieselbe Zahl verwenden.

Auch Geschwisterrabatte, Anmeldegebühren und jährliche Materialbeiträge sollten das Handbuch widerspiegeln. Ein Geschwisterrabatt wird zu einem Prozentsatz bei der Familie, eine Anmelde- oder Materialgebühr zu einer Einzelgebühr mit klarer Beschreibung. Wenn Eltern die Rechnung mit dem Handbuch vergleichen, sollten beide dasselbe erzählen.

Schließtage kündigen Sie mit einer Nachricht an alle Familien an, sodass festgehalten ist, wann die Eltern informiert wurden. Bleibt der Beitrag laut Ihren Regeln während Ferienschließungen unverändert, ist nichts weiter zu tun: Die Rechnungen laufen im normalen Rhythmus weiter.

Diese Seite richtet sich an Tagespflegepersonen in den Vereinigten Staaten, die lieber auf Deutsch arbeiten, etwa weil sie aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz stammen oder eine zweisprachige Betreuung anbieten. Die Oberfläche von DCare lässt sich für jede Person getrennt auf Deutsch oder Englisch stellen. Ihre Eltern können also auf Englisch lesen, während Sie selbst auf Deutsch arbeiten.

Die Sprache ändert nur die Oberfläche, nicht die Region. Ein Konto in der Region Vereinigte Staaten rechnet weiterhin in US-Dollar ab und verwendet die Zeitzone, die Sie gewählt haben. Zahlen und Datumsangaben folgen der eingestellten Sprache, die Währung immer dem Konto. Für Rechnungen und Erinnerungen können Sie in den Einstellungen eine eigene Dokumentsprache wählen, sodass Familien sie in der Sprache erhalten, die sie verstehen.

Was Sie selbst eintragen, etwa Familiennamen, Beschreibungen von Einzelgebühren oder Nachrichten, wird nicht übersetzt. Schreiben Sie diese Texte in der Sprache, die Ihre Familien sprechen. Bereits gespeicherte Rechnungspositionen behalten ihren ursprünglichen Wortlaut.