Kita-Verwaltungs­software, mit der Sie den Laptop zuklappen können, bevor die Mittagsruhe beginnt.

Kita-Verwaltungssoftware ist ein weiter Begriff. Am großen Ende umfasst er Pakete mit Portfolios, Dienstplänen, Belegungsplanung, Lohnabrechnung und Berichten über mehrere Standorte. Am kleinen Ende meint er einfach die Werkzeuge, die eine Tabelle, eine Anwesenheitsliste auf Papier und einen Gruppenchat ersetzen. DCare steht klar am kleinen Ende, und das ist eine bewusste Entscheidung, keine Phase, die wir durchlaufen.

Wir bauen für Menschen, die eine einzelne Einrichtung führen: eine Kita oder Krippe in Europa oder eine lizenzierte Tagespflege oder ein kleines Center in den Vereinigten Staaten, meist mit fünf bis sechzig Kindern. Die Leitung arbeitet in der Regel selbst in der Gruppe und erledigt die Verwaltung am Ende des Tages. Für sie zählen die Funktionen, die wiederkehrende Arbeit abnehmen: Rechnungen, die von selbst entstehen, Anmeldungen mit automatischem Zeitstempel und ein Elternportal, das Fragen beantwortet, bevor sie gestellt werden.

Alles in DCare folgt daraus. Das Produkt besteht aus vier Teilen, die sich eine Liste von Familien und Kindern teilen: Abrechnung, Anwesenheit, Elternportal und Nachrichten. Es muss nichts installiert werden, und eine Einrichtung ist meist an einem Nachmittag startklar.

• AbrechnungWöchentliche oder monatliche Beiträge pro Kind, Geschwisterrabatte pro Familie, Einzelgebühren und ein Abrechnungstag. Für jede Familie entsteht in jedem Zeitraum eine Rechnung.
• AnwesenheitEin Tablet-Kiosk, an dem Eltern ihre Kinder mit persönlicher PIN oder QR-Code an- und abmelden, dazu die Erfassung durch das Team und ein Tagesbericht.
• ElternportalJedes Elternteil sieht Saldo, Rechnungen, erfasste Zahlungen und Nachrichten, legt seine PIN fest, druckt Rechnungen und lädt seine Daten herunter.
• NachrichtenMitteilungen an eine Familie oder an alle, mit Datum gespeichert und von Eltern im Portal gelesen.

Weil diese Teile einen gemeinsamen Datenbestand nutzen, wirkt eine Änderung an einer Stelle überall. Setzen Sie ein Kind auf inaktiv, wird es nicht mehr abgerechnet und erscheint nicht mehr am Kiosk. Fügen Sie einer Familie ein Elternteil hinzu, kann es sich im Portal anmelden, die Rechnungen sehen und die Kinder anmelden. Laden Sie eine Fachkraft ein, kann sie die Anwesenheit erfassen und Nachrichten senden, ohne Abrechnung oder Einstellungen zu sehen.

Dieser gemeinsame Datenbestand ist der eigentliche Grund, Kita-Verwaltungssoftware statt drei getrennter Werkzeuge zu nutzen. Die gesparte Zeit steckt weniger in einer einzelnen Funktion als darin, dieselbe Familie nicht dreimal eintragen zu müssen.

DCare lässt sich auf Deutsch oder Englisch nutzen und kennt zwei Regionen. Europa ist die Hauptregion: Beträge in EUR, Datum mit Tag zuerst, Uhrzeiten im 24-Stunden-Format. Die Region Vereinigte Staaten verwendet USD. Sie wählen die Region beim Anlegen Ihres Kontos, und sie gilt für jede Rechnung und jede Zahlung dieses Kontos. Die Sprache wählt jede Person selbst. Sie ändert Texte, Zahlen- und Datumsformate, aber nie die Währung.

Regionen bestimmen Formate und Währung. Sie wenden kein länderspezifisches Recht an. Die Wahl von Europa macht eine Kita weder DSGVO-konform noch konform mit örtlichen Rechnungs- und Umsatzsteuerregeln, und die Wahl der Vereinigten Staaten wendet keine Lizenzvorschriften eines Bundesstaates an. Wir sagen das auf dieser Website immer wieder, weil es wichtig ist: Software kann gute Praxis erleichtern, aber die Verantwortung bleibt bei der Einrichtung.

Unsere Seite zur Kita-Verwaltungssoftware geht ausführlicher auf Einrichtungen in Europa ein, unsere Seite zur Tagespflege-Software auf Family Child Care Homes in den USA.

Online-Zahlungen laufen in DCare über Stripe: Karten für Euro- und Dollar-Rechnungen, ACH nur dann, wenn Stripe es für die betreffenden Konten freischaltet. Eine optionale automatische Zahlung erfordert die ausdrückliche Zustimmung der Eltern. SEPA-Lastschrift wird derzeit nicht angeboten. Zahlungen setzen ein eingerichtetes, berechtigtes Konto und eine erfolgreich abgeschlossene Einrichtung bei Stripe voraus.

Schon jetzt können Sie Zahlungen erfassen, die Familien direkt an Sie leisten. Wenn eine Überweisung, Bargeld oder ein Scheck eingeht, erfasst die Inhaberin oder der Inhaber die Zahlung mit Zahlungsart und Datum bei der Rechnung, nachdem der Eingang bestätigt ist. Die Rechnung wird als bezahlt markiert, die Zahlung erscheint im Verlauf der Eltern, und die Druckversion zeigt eine Quittung. Das ist reine Buchführung und bewegt niemals Geld.

Wir sagen Ihnen das auf der Startseite, weil Sie es nicht erst bei der Einrichtung herausfinden sollten.

Eine kurze Liste dessen, was fehlt, erspart manchen Einrichtungen eine vergebliche Testphase. DCare hat keine Portfolios, keine Beobachtungen, keinen Fotoaustausch und keine Tagesberichte für Eltern. Es plant keine Angebote oder Aktivitäten. Es verwaltet keine Dienstpläne, Arbeitszeiten oder Löhne. Es führt nicht mehrere Standorte in einem Konto. Es berechnet keine geförderten Stunden, Zuschüsse oder Gutscheine und reicht keine Anträge bei Behörden ein. Es dokumentiert keine Mahlzeiten für Essensprogramme. Es rechnet nur in EUR oder USD ab.

Wenn mehrere dieser Punkte für Ihre Arbeit zentral sind, sind Sie mit einem größeren Paket besser bedient. Wenn Sie vor allem Abrechnung, Anwesenheit und eine geordnete Kommunikation mit Eltern brauchen, ist DCare genau dafür gebaut.

Familien, Kinder, Anwesenheiten, Rechnungen, Zahlungen und Nachrichten gehören der Einrichtung, die sie eingetragen hat. Inhaber können in den Einstellungen jederzeit einen vollständigen JSON-Export des Kontos herunterladen, und Rechnungen, Zahlungen und Anwesenheiten stehen zusätzlich als CSV-Dateien für Steuerberatung oder Tabellenkalkulation bereit. Eltern können die über ihre eigene Familie gespeicherten Daten im Portal herunterladen.

Der Zugriff ist nach Rollen getrennt. Inhaber sehen alles. Mitarbeitende sehen Familien, Kinder, Anwesenheit und Nachrichten, aber nicht die Abrechnung. Eltern sehen nur ihre eigene Familie. Der Kiosk sieht nur die Familie, deren PIN oder QR-Code gerade eingegeben wurde.

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   Einrichtung anlegen. Wählen Sie Name, Region, Zeitzone und Tarif. Die Testphase dauert 14 Tage und fragt nicht nach einer Karte.
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   Familien und Kinder hinzufügen. Namen und E-Mail-Adressen der Eltern, dann jedes Kind mit Beitrag und wöchentlichem oder monatlichem Rhythmus.
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   Team einladen und Kiosk öffnen. Mitarbeitende erhalten eigene Logins. Eltern legen im Portal eine PIN fest und nutzen das Tablet an der Tür.
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   Rechnungen erstellen. Rechnen Sie den ersten Zeitraum ab, prüfen Sie einige Rechnungen und verweisen Sie die Eltern auf ihr Portal.

Unsere Seite zu Hilfe und ersten Schritten führt durch jeden Schritt und durch die Entscheidungen, die Ihnen dabei begegnen.

Zur Öffnungszeit zeigt das Tablet an der Tür bereits die Kiosk-Tastatur. Eltern kommen, geben ihre eigene PIN ein oder zeigen ihren QR-Code, melden ihre Kinder mit einem Tippen an und gehen. Die Leitung, mit dem ersten Frühstück beschäftigt, sieht in der Heute-Ansicht, wie viele Kinder anwesend und wie viele angemeldet sind, ohne Köpfe auf einem Klemmbrett zu zählen.

Am Vormittag schickt eine Fachkraft eine Nachricht an alle Familien: Der Garten ist am Nachmittag wegen Wartungsarbeiten geschlossen, bitte Hausschuhe mitgeben. Die Nachricht wird mit dem heutigen Datum gespeichert, und Eltern lesen sie im Portal. Mittags ruft ein Elternteil an und fragt, was diesen Monat offen ist. Die Antwort steht bereits Position für Position im Portal, und die Leitung kann darauf verweisen.

Am Nachmittag holt eine Familie nach der Schließzeit ab. Der Kiosk speichert die Abholzeit und wer abgeholt hat, und am Abend trägt die Leitung die Gebühr für verspätete Abholung als Einzelgebühr mit kurzer Beschreibung ein. Zwei Familien haben im Laufe des Tages überwiesen. Die Leitung erfasst beide Zahlungen bei ihren Rechnungen, und die Liste der überfälligen Rechnungen in der Heute-Ansicht wird kürzer.

Nichts davon ist raffiniert. Es ist einfach der alltägliche Papierkram einer Betreuungseinrichtung, erledigt im Moment statt am Ende der Woche. Genau das ist die Idee.

Ob Sie sich für DCare entscheiden oder nicht, einige Fragen machen jeden Vergleich klarer. Erstens: Listen Sie die Aufgaben auf, die Sie tatsächlich jede Woche erledigen, nicht die Funktionen, die Sie vielleicht irgendwann nutzen. Zweitens: Prüfen Sie, ob die Software in Ihrer Währung abrechnet und Ihren Datums- und Zeitgewohnheiten folgt. Drittens: Fragen Sie genau, wie Eltern heute zahlen und ob Online-Zahlung schon funktioniert oder nur geplant ist. Viertens: Prüfen Sie, wer was sehen kann, denn der Zugriff des Teams auf die Abrechnung ist eine häufige Sorge. Fünftens: Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre Daten jederzeit und ohne Nachfrage in einem nutzbaren Format exportieren können.

Rechnen Sie schließlich während der Testphase einen echten Zeitraum mit einigen Familien ab. Informationsseiten, auch diese, können nur begrenzt Auskunft geben. Eine Woche mit echten Anmeldungen und ein echter Satz Rechnungen zeigen Ihnen, ob ein System zu Ihrer Arbeitsweise passt.

In einer Betreuungseinrichtung brauchen drei Gruppen von Menschen dieselben Daten aus unterschiedlichen Gründen. Die Inhaberin oder der Inhaber braucht alles: Beiträge, Rechnungen, erfasste Zahlungen, Anwesenheit, Nachrichten und Einstellungen. Das Team muss wissen, welche Kinder erwartet werden, wer angekommen ist und wer abgeholt hat, und muss einer Familie schnell eine Notiz schicken können. Eltern müssen nur ihre eigene Familie sehen: was offen ist, was bezahlt wurde, was Sie mitgeteilt haben und wie die Anmeldung funktioniert.

DCare trennt diese Rollen von Anfang an. Das Inhaberkonto enthält Abrechnung und Einstellungen. Mitarbeiterkonten, per E-Mail eingeladen, umfassen Anwesenheit, Familien und Nachrichten, aber kein Geld. Elternkonten sind per E-Mail mit genau einer Familie verknüpft. Der Kiosk ist eine vierte, noch engere Rolle, die nur die Kinder der Person anmelden kann, die sich gerade ausgewiesen hat.

Diese Grenzen richtig zu ziehen ist nicht nur eine Frage des Datenschutzes. Es bedeutet, dass Sie einer Fachkraft am ersten Tag ohne Zögern einen Login geben können und dass ein Elternteil an der Tür nie den Namen einer anderen Familie auf dem Bildschirm sieht.

Kitas, Krippen, Kindertagespflege und Elterninitiativen im deutschsprachigen Raum arbeiten mit sehr unterschiedlichen Beitragsmodellen. DCare bildet ab, was die Familie an Ihre Einrichtung zahlt, als wöchentlichen oder monatlichen Betrag pro Kind, ergänzt um Geschwisterrabatte und Einzelgebühren. Einkommensabhängige Staffeln, Kostenübernahmen durch das Jugendamt oder kommunale Satzungen berechnet die Software nicht. Konten in der Region Europa rechnen in Euro ab. Für Einrichtungen in der Schweiz, die in Franken abrechnen, ist DCare derzeit nicht geeignet.

Jede Person wählt ihre Sprache selbst: Die Leitung kann auf Deutsch arbeiten, während ein Elternteil das Portal auf Englisch liest. Für Rechnungen und Erinnerungen legen Sie in den Einstellungen eine Dokumentsprache fest. Was Sie selbst eingeben, etwa Namen, Beschreibungen und Nachrichten, bleibt so, wie Sie es geschrieben haben.