Anwesenheitssoftware für Kitas, die ein Tablet zum Check-in-Kiosk macht

Die Liste zum Unterschreiben ist das älteste Anwesenheitssystem in der Kinderbetreuung, und für eine kleine Einrichtung ist sie gar nicht schlecht. Sie ist billig, jeder versteht sie, und sie muss nicht aufgeladen werden. Ihre Schwächen zeigen sich später: eine Uhrzeit, die als „gegen 8“ notiert wurde, ein Abholkürzel, das niemand lesen kann, eine fehlende Zeile an einem hektischen Morgen und ein Stapel Blätter, der aufbewahrt, durchsucht und gelegentlich für die Abrechnung oder eine Prüfung abgetippt werden muss.

Anwesenheitssoftware bewahrt die Einfachheit des Eintragens an der Tür, hält den Nachweis aber in einer Form fest, auf die Sie sich verlassen können. Die Uhrzeit kommt von der Uhr, nicht aus dem Gedächtnis. Die Person wird über ihre eigenen Zugangsdaten erkannt, nicht über ein Gekritzel. Und das Ergebnis steht sofort als Bericht bereit, ohne dass jemand etwas abschreiben muss.

DCare konzentriert sich bewusst auf diesen Kernnachweis. Es will kein System zur Gruppenorganisation sein, sondern macht Ankunft und Abholung für Eltern schnell und für Sie genau.

Der Kioskmodus ist eine eigene Ansicht, die im Browser eines beliebigen Tablets läuft. Die Inhaberin oder der Inhaber startet ihn aus dem eigenen Konto, danach meldet sich das Tablet vom Verwaltungskonto ab und hält nur noch ein Kiosk-Token. Ab diesem Moment kann das Gerät genau eines: Kinder an- und abmelden.

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   Elternteil weist sich aus. Es tippt die vierstellige PIN auf der Tastatur ein oder hält den QR-Code vor die Kamera oder einen USB-Scanner.
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   Die eigenen Kinder erscheinen. Angezeigt werden nur die Kinder aus der Familie dieses Elternteils, jeweils mit dem Hinweis, wer gerade da ist und wer nicht.
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   Antippen zum An- oder Abmelden. Ein Tippen pro Kind. Die Uhrzeit wird in der Zeitzone Ihrer Einrichtung zusammen mit dem Namen des Elternteils gespeichert.
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   Der Kiosk setzt sich zurück. Nach einer kurzen Bestätigung kehrt die Ansicht zur Tastatur zurück und ist für die nächste Familie bereit.

Weil der Kiosk keine Sitzung der Inhaberin oder des Inhabers hält, kann ein Elternteil, das allein am Tablet steht, weder Rechnungen durchsehen noch Einstellungen öffnen noch andere Familien sehen. Geht ein Tablet verloren oder wird es ersetzt, melden Sie es ab, starten den Kioskmodus auf dem neuen Gerät erneut aus Ihrem Konto und geben uns Bescheid, damit wir Ihnen bei der Überprüfung der Zugänge helfen können.

Manche Kiosksysteme verwenden einen Code pro Familie oder einen Code, den die Einrichtung ausgibt. DCare nutzt eine persönliche PIN für jedes Elternteil, die es selbst im Portal wählt. Es gibt keine Standard-PIN und keine gemeinsame PIN. Der Nachweis zeigt deshalb, welches Elternteil ein Kind gebracht oder abgeholt hat. Das ist wichtig, wenn sich zwei Erwachsene das Bringen teilen oder eine Abholung später hinterfragt wird.

Eltern, die nicht tippen möchten, können stattdessen einen persönlichen QR-Code aus dem Portal zeigen. Der Kiosk liest ihn über die Tablet-Kamera oder über einen USB-Barcodescanner, falls Sie einen anschließen. Ein Elternteil kann im Portal jederzeit einen neuen Code erzeugen.

Eltern sollten ihre PIN wie die PIN einer Bankkarte behandeln. Wenn Sie vermuten, dass eine PIN weitergegeben wurde, bitten Sie das Elternteil, sie im Portal zu ändern. Das dauert nur wenige Sekunden.

Nicht jede Ankunft findet am Tablet statt. Ein Kind kommt vielleicht mit den Großeltern, die kein Konto haben, ein Elternteil hat es eilig, oder eine Familie hat noch keine PIN festgelegt. Mitarbeitende können Kinder mit ihrem eigenen Login auf der Anwesenheitsseite an- und abmelden und dabei angeben, wer das Kind abgeholt hat.

So empfiehlt sich auch der Einstieg. In der ersten Woche, während die Familien ihre PINs festlegen, erfasst das Team die Anwesenheit wie gewohnt, und der Kiosk wird schrittweise eingeführt. Innerhalb von zwei Wochen nutzen die meisten Familien den Kiosk ohne Aufforderung, weil es schneller geht, als auf eine Fachkraft zu warten.

Mitarbeiterkonten haben keinen Zugriff auf Abrechnung oder Einstellungen. Wer einer pädagogischen Fachkraft einen Login für die Anwesenheit gibt, legt damit weder Beiträge noch Zahlungsdaten offen.

Jede An- und Abmeldung landet im Anwesenheitsbericht des jeweiligen Tages. Er listet jedes Kind mit Ankunftszeit, Abholzeit und der abholenden Person auf, alles in der Zeitzone Ihrer Einrichtung. Datum und Uhrzeit folgen der Sprache Ihrer Oberfläche. In Europa werden die Zeiten im 24-Stunden-Format angezeigt, in den Vereinigten Staaten bei englischer Oberfläche im 12-Stunden-Format.

Sie können zwischen den Tagen wechseln, um zurückzublicken, und jeden Tag als CSV-Datei exportieren. Die Heute-Ansicht zeigt außerdem, wie viele Kinder gerade anwesend sind und wie viele angemeldet sind. Das ist praktisch für den Betreuungsschlüssel und für Feueralarmübungen.

Die Anforderungen von Aufsicht und Erlaubnisbehörden unterscheiden sich zwischen Ländern, Bundesländern und Regionen. DCare weiß nicht, welche Angaben Ihre Behörde erwartet. Legen Sie einen exportierten Bericht neben Ihre bisherige Liste und klären Sie mit Ihrer Behörde oder Fachberatung, dass nichts Erforderliches fehlt, bevor Sie sich auf ihn als einzigen Nachweis verlassen.

Ihre Schließzeit und die Gebühr für verspätete Abholung sind in den Einstellungen hinterlegt. Weil jede Abholung vom Kiosk oder vom Team mit einem Zeitstempel versehen wird, haben Sie einen sachlichen Nachweis darüber, wann ein Kind gegangen ist. Wenn Ihre Regeln eine Gebühr für verspätete Abholung vorsehen, kann die Inhaberin oder der Inhaber sie als Einzelgebühr bei der Familie eintragen. Sie erscheint dann mit der gewählten Beschreibung auf der nächsten Rechnung.

Der Zeitstempel nimmt solchen Gesprächen das meiste Unangenehme. Statt darüber zu streiten, ob es zehn oder zwanzig Minuten waren, sehen beide Seiten die erfasste Uhrzeit.

Jedes einigermaßen aktuelle Tablet mit modernem Browser genügt. Eine Frontkamera erleichtert das Scannen von QR-Codes, weil Eltern sich in der Vorschau sehen. Befestigen oder stellen Sie das Tablet in Erwachsenenhöhe nahe dem Eingang auf, abseits der Stellen, an denen Kinder spielen, und lassen Sie es am Strom, damit der Akku um acht Uhr morgens nie leer ist.

• BildschirmAb 10 Zoll ist die Tastatur bequem zu bedienen. Kleiner funktioniert auch, ist aber fummeliger.
• VerbindungDer Kiosk braucht eine funktionierende Internetverbindung, um jeden Check-in zu speichern.
• ScannerOptional. Ein USB- oder Bluetooth-Scanner, der wie eine Tastatur tippt, liest QR-Codes schnell.
• SperreNutzen Sie den geführten Zugriff oder die Bildschirmfixierung des Tablets, damit sich der Browser nicht schließen lässt.

Anwesenheitsdaten sind personenbezogene Daten über Kinder und verdienen dieselbe Sorgfalt wie Abrechnungsdaten. DCare beschränkt die Anzeige am Kiosk auf die Familie, die sich ausgewiesen hat, hält PINs für jedes Elternteil privat und erlaubt Inhaberinnen, Inhabern und Eltern, ihre Daten herunterzuladen. Die Wahl einer Region macht Ihre Einrichtung nicht automatisch DSGVO-konform oder konform mit einem anderen Gesetz. Ihre eigenen Datenschutzhinweise, Ihre Aufbewahrungsregeln und Ihre Vereinbarungen gelten weiterhin.

Unsere Datenschutzhinweise beschreiben, wie wir als Anbieter Daten verarbeiten und welche Angaben zum Betreiber noch abgestimmt werden.

Die Anwesenheit steht in DCare neben Abrechnung, Elternportal und Nachrichten. Das Elternteil, das sich am Kiosk anmeldet, ist also dasselbe, das im Portal Rechnungen und Nachrichten sieht. Dieser gemeinsame Datenbestand macht ein kleines System nützlich: eine Familienliste, ein Satz Elternkonten, ein Ort zum Nachsehen.

Wenn Sie nur wegen des Check-ins hier sind, können Sie DCare auch hauptsächlich für die Anwesenheit nutzen und die Abrechnung später dazunehmen. Beide Tarife enthalten beides.

Familien gewöhnen sich schnell an einen Kiosk, wenn er mit etwas Sorgfalt eingeführt wird. Senden Sie eine Woche vor dem Start eine Nachricht an alle Familien. Erklären Sie darin, dass die Papierliste ersetzt wird, dass jedes Elternteil seine eigene vierstellige PIN im Portal wählt und dass das Team allen hilft, die noch keine festgelegt haben. Nennen Sie auch den Grund: genaue Uhrzeiten und ein klarer Nachweis darüber, wer welches Kind abgeholt hat.

Stellen Sie am ersten Morgen während der Bringzeit eine Fachkraft in die Nähe des Tablets. Die meisten Fragen betreffen vergessene PINs, die Eltern in wenigen Sekunden im Portal auf dem Smartphone neu setzen können, oder den QR-Code, den manche Eltern einfacher finden als das Tippen. Nach ein oder zwei Wochen läuft das Tablet meist von selbst, und die Aufmerksamkeit des Teams gilt wieder den Kindern.

Halten Sie die Papierliste in den ersten zwei Wochen als Rückfallebene bereit, ebenso für jeden Tag, an dem die Internetverbindung ausfällt. Eine kurze Notiz in Ihren Abläufen, was zu tun ist, wenn das Tablet nicht verfügbar ist, erspart später Verwirrung.

Fehler passieren an jeder Tür. Ein Elternteil meldet das falsche Kind ab, vergisst die Abmeldung ganz, oder ein Geschwisterkind wird zweimal angemeldet. Weil das Team die Anwesenheit mit dem eigenen Login erfassen kann, lässt sich ein Kind richtig an- oder abmelden, sobald der Fehler auffällt, und der Nachweis zeigt, was geschehen ist.

Holt jemand anderes als ein Elternteil das Kind ab, etwa Großeltern, Nachbarn oder ein Babysitter, meldet das Team das Kind ab und trägt den Namen der abholenden Person ein. Ihre eigenen Abholregeln, einschließlich eines Kennworts oder einer Ausweiskontrolle, gelten weiter. Die Software hält das Ergebnis fest und ersetzt nicht das Gespräch an der Tür.

Am Ende jedes Tages lohnt ein kurzer Blick auf die Anwesenheitsseite, ob noch ein Kind als anwesend angezeigt wird. Ein Kind, das nach der Schließzeit noch angemeldet erscheint, bedeutet fast immer eine vergessene Abmeldung, die sich leicht korrigieren lässt, solange der Tag allen noch frisch im Gedächtnis ist.

Wer Anwesenheitssoftware für Kitas vergleicht, kann die Angebote mit einigen praktischen Fragen schnell unterscheiden. Bekommt jedes Elternteil eigene Zugangsdaten, oder gibt es einen Code pro Familie? Kann das Kioskgerät etwas anderes sehen als den Check-in? Was passiert, wenn ein Elternteil um acht Uhr morgens die PIN vergessen hat? Kann das Team die Anwesenheit erfassen, wenn das Tablet nicht verfügbar ist? Zeigt der Bericht, wer jedes Kind abgeholt hat, und lässt er sich jederzeit exportieren?

Fragen Sie auch, womit der Anwesenheitsnachweis verbunden ist. Eine eigenständige Check-in-App ist einfach, bedeutet aber, neben der Abrechnung eine zweite Liste von Familien und Eltern zu pflegen. In DCare speist derselbe Familiendatensatz den Kiosk, das Elternportal und die Rechnungen. Ein Elternteil hinzuzufügen oder ein Kind auf inaktiv zu setzen, geschieht also nur einmal.

Testen Sie es schließlich mit echten Familien. Eine einzige Woche mit einem Tablet an der Tür während der kostenlosen Testphase verrät Ihnen mehr über die Reaktion der Eltern als jede Vergleichstabelle, auch die auf dieser Seite.

In Kitas, Krippen und bei Tagespflegepersonen im deutschsprachigen Raum ist die schriftliche Anwesenheitsliste weit verbreitet, und Träger, Jugendämter oder Aufsichtsbehörden stellen dazu unterschiedliche Anforderungen. DCare kennt diese örtlichen Vorgaben nicht und behauptet nicht, sie zu erfüllen. Die Software liefert einen genauen, exportierbaren Nachweis über Ankunft, Abholung und abholende Person. Ob dieser Nachweis Ihre Pflichten abdeckt, klären Sie mit Ihrem Träger oder Ihrer Fachberatung.

Für die Elternarbeit hilft es, den Kiosk in die vorhandenen Abläufe einzubetten. Viele Einrichtungen haben schriftliche Abholvollmachten für Großeltern oder Geschwister. Diese Vollmachten bleiben in Ihrer Verantwortung. Am Kiosk melden sich nur Eltern mit eigenem Konto an, alle anderen Abholungen erfasst das Team mit Namen.

Die Oberfläche lässt sich für jede Person auf Deutsch oder Englisch stellen. Konten in der Region Europa rechnen in Euro ab. Datum und Uhrzeit erscheinen bei deutscher Oberfläche im gewohnten Format mit Tag zuerst und 24-Stunden-Uhr.